1. Kỹ năng giao tiếp trong
công sở
Với các mối quan hệ nơi công sở, thất bại trong giao tiếp
thường là nguyên nhân của những bất đồng hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao
tiếp. Theo nhiều kết quả khảo sát, thất bại trong giao tiếp thường không phải
do khác biệt văn hóa hay bất đồng ngôn ngữ. Nhiều người gặp khó khăn trong giao
tiếp với cấp trên hoặc cấp dưới của mình, dù rằng họ nói cùng thứ tiếng và có
chung một nền văn hóa. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể giao tiếp hiệu quả nếu cả
hai phía đều biết lắng nghe và thấu hiểu lẫn nhau.
Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau là một bí quyết
để thành công khi giao tiếp nơi công sở.
Dưới đây là một số bí quyết giúp bạn nâng cao kỹ năng giao
tiếp ở nơi làm việc:
Chú ý vào "nội dung trao đổi" chứ không phải
"người phát ngôn"
Đôi khi, chúng ta thường bị tác động bởi định kiến về một
người trước khi thực sự hiểu rõ nội dung thông tin mà người đó truyền đạt. Nếu
bạn đã có thành kiến về một đồng nghiệp thì bạn thường không chịu chú ý lắng
nghe thông tin mà họ chia sẻ.
Bên cạnh sự yêu ghét cá nhân, chúng ta còn đánh giá người
đối thoại qua điệu bộ, cử chỉ, thái độ và thậm chí là dung mạo của họ khi nói
chuyện. Vì tất cả những yếu tố này có thể ảnh hưởng đến việc bạn có chấp nhận
thông tin của họ hay không nên bạn cần tự nhắc nhở rằng "quan
trọng là họ nói gì chứ không phải họ là ai"!
"Tại sao" chứ không chỉ là "cái
gì"?
Một khi đã nắm được nội dung thông tin, bạn cần suy nghĩ
và tìm hiểu vì sao người ta trao đổi vấn đề đó với bạn. Ví dụ: sếp bạn ra thông
báo kể từ đầu năm nay, công ty áp dụng giờ làm việc buổi sáng bắt đầu từ 8 giờ
đến 9 giờ và không quá 9 giờ. Nếu chỉ chăm chăm vào nội dung thông tin, bạn có
thể sẽ cảm thấy không thoải mái. Nhưng nếu tự đặt câu hỏi "tại sao"
bạn sẽ hiểu thêm và thấy được lợi ích của quy định này. Giờ làm việc như vậy sẽ
giúp bạn linh động về thời gian làm việc hơn và thử nghĩ xem, lỡ có bị kẹt xe
thì bạn cũng sẽ tránh được việc đi làm trễ giờ.
Lắng nghe rồi mới đánh giá
Tất cả chúng ta đều biết mình nên tìm cách hiểu đúng quan
điểm của người phát ngôn trước khi đánh giá quan điểm của họ. Bạn có thể chờ
đến khi kết thúc cuộc trò chuyện rồi mới đánh giá nếu không cần thiết phải đưa
ra quyết định ngay lập tức. Đừng vội đánh giá, quyết định hay đưa ra kết luận
khi chúng ta chưa chắc chắn về những điều đã nghe.
Không nhất thiết phải là trao đổi trực tiếp, viết cũng
được
Sẽ rất khó giao tiếp với những người hơi nhạy cảm hoặc
những người khó có thể tập trung lắng nghe từ đầu đến cuối. Vì vậy, bạn nên
viết thư hoặc để lại tin nhắn cho họ trước khi muốn trực tiếp trao đổi. Ngoài
ra, những người gặp khó khăn khi phải diễn đạt bằng lời nói cũng có thể sử dụng
cách này để giao tiếp hiệu quả hơn.
Thông tin đơn giản và dễ hiểu
Nghĩa là bạn nên sử dụng những cách diễn đạt đơn giản;
dùng từ ngữ dễ hiểu, đơn nghĩa, chính xác để người nghe dễ dàng nắm bắt được
nội dung thông tin. Những từ ngữ lạ, chuyên biệt hoặc lối nói khách sáo chỉ làm
tăng thêm khoảng cách giữa bạn và người đối thoại và khó đạt được hiệu quả giao
tiếp.
Tiếp nhận phản hồi
Việc chuyển tải nội dung thông tin chỉ là bước đầu tiên
trong quá trình giao tiếp. Cả người nói và người nghe đều cần khuyến khích
người kia phản hồi. Phản hồi giúp bạn biết được người đối thoại có thực sự nắm
bắt được vấn đề đang trao đổi hay không, có hiểu đúng hay không. Từ đó bạn sẽ
khẳng định lại những thông tin chưa được hiểu đúng, tránh việc thực thi sai
hoặc hiểu lầm.
Xây dựng niềm tin và sự tôn trọng lẫn nhau
Bất cứ ai, nếu giao tiếp với tinh thần tin tưởng và tôn
trọng lẫn nhau đều thấy rõ ràng hiệu quả giao tiếp sẽ tốt hơn. Với niềm tin và
sự tôn trọng, bạn trao đổi cởi mở hơn và thẳng thắn hơn. Do vậy, cuộc hội thoại
giữa bạn và đối tác sẽ mang tính tương tác nhiều hơn và tất nhiên sẽ hiệu quả
hơn.
Lưu ý cấp bậc trong
giao tiếp
Bạn cũng nên chú ý thêm yếu tố cấp bậc, chức vụ của đối
tượng giao tiếp. Các chuyên gia tư vấn khuyên rằng: nếu nói chuyện với cấp
trên, bạn nên làm rõ các điểm, ý chính, trao đổi chính xác và chú ý lắng
nghe/ghi chép những nhận xét của cấp trên. Còn nếu bạn nói chuyện với cấp dưới,
luôn luôn giải thích chi tiết các vấn đề và đừng quên hỏi nhân viên cấp dưới
xem họ suy nghĩ gì hoặc phản hồi như thế nào về vấn đề đó.ới các mối quan hệ
nơi công sở, thất bại trong giao tiếp thường là nguyên nhân của những bất đồng
hoặc hiểu lầm giữa các đối tượng giao tiếp.
(Còn tiếp ...)